《秘書學概論》第三章 秘書機構

1、第三章 秘書機構,,2024/3/21,2,本章要點與要求：,了解秘書機構設置的原則和要求了解秘書機構的性質(zhì)和地位掌握秘書機構的職能和任務。了解中國秘書工作的沿革,2024/3/21,3,第一節(jié) 秘書機構的設置,秘書機構也叫秘書部門、秘書工作機構，是指秘書工作所需要的組織形式。秘書機構的概念有廣義和狹義兩種解釋：廣義的秘書機構，是指各級負責綜合工作的辦公廳（室），包括其下屬的秘書、文書、檔案、機要、警衛(wèi)、信訪、調(diào)研等部門的

2、統(tǒng)稱。狹義的秘書機構，僅僅指各級辦公廳（室）中的秘書部門。目前，在我國除基層機關或規(guī)模較小的單位一般不設秘書機構，而只配備適量的秘書工作人員以外，從中央到省、市（地）縣各級黨政領導機關，以及各類大中型企事業(yè)單位、社會團體等，都普遍設有秘書機構。,2024/3/21,4,第一節(jié) 秘書機構的設置,一、秘書機構設置的原則秘書機構以其特殊的作用，成為領導機關、企事業(yè)單位和社會團體中不可缺少的一個重要組織部分。但是，秘書機構并非可以隨意設

3、置，其規(guī)模的大小、分工的內(nèi)容以及管理的體制等都必須適應機關或單位秘書工作的實際需要，必須嚴格遵循一定的原則。 （一）精簡、合理、高效的原則 （二）分工合理、職責分明的原則 （三）靈活機動、適應領導原則,2024/3/21,5,第一節(jié) 秘書機構的設置,二、秘書工作機構設置的群體要求任何組織機構都要靠人來運轉(zhuǎn)，因此秘書工作機構的設置不能不考慮人員配備的問題。在設置秘書工作機構時，對秘書工作人員個人素質(zhì)提出要求是必要的，但重主要的是

4、要重視對秘書工作人員群體結構的優(yōu)化。秘書工作機構設置對秘書群體提出的要求，主要有以下幾點： 第一，智能結構合理，能發(fā)揮互補功能。 第二，年齡結構合理，能發(fā)揮“傳、幫、帶”功能。 第三，性別結構合理，能提高整體效能。,2024/3/21,6,第一節(jié) 秘書機構的設置,三、秘書機構設置的現(xiàn)狀（一）各級黨政秘書機構的情況根據(jù)級別層次的不同，秘書機構可分別稱為辦公廳、辦公室、秘書處、秘書科、秘書股等。１．中央機關的秘書機構

5、中共中央和國務院均設辦公廳，但略有區(qū)別。中共中央不設正副秘書長，而是在辦公廳設正副主任；國務院則設正副秘書長，辦公廳不設主任，由秘書長行使直接領導職權。,2024/3/21,7,第一節(jié) 秘書機構的設置,在設置下屬機構上，由于黨和國家最高領導機關的職責、任務和工作的需要，中央機關主要采用分理制和綜理制兩種形式設置所屬機構。所謂分理制，就是采用分部門辦公的形式。中共中央和國務院實行的都是這種形式，辦公廳相當于部委一級的機構，內(nèi)部下設局級機

6、構，局級以下設處、室或科等。（見下圖示）,2024/3/21,8,第一節(jié) 秘書機構的設置,中共中央辦公廳,秘書局,機要局,信訪局,警衛(wèi)局,機關事務管理局,,,,,,,,2024/3/21,9,第一節(jié) 秘書機構的設置,所謂綜理制，就是采用不分部門辦公的形式，由秘書工作機構綜合管理領導機關的一切日常工作。全國人大常委會、中央軍委、全國政協(xié)常委會實行的便是綜理制這種機構設置形式，由秘書長領導辦公廳負責綜合承辦日

7、常工作，辦公廳下設若干局、處、室等。,2024/3/21,10,第一節(jié) 秘書機構的設置,２．省、市（地）縣級的秘書機構省委和省人民政府均設正副秘書長和辦公廳，辦公廳設正副主任。辦公廳工作由秘書長直接領導。設置下屬機構采用分理制的形式，辦公廳與省屬部、委、局平行，廳下設處、室，再往下設科、組。省級部門包括中央所屬的各部、委、局、辦等，一般設辦公室，下面設科。市（地）委和市（地）人民政府有的設辦公廳，辦公廳設正副主任，廳下設處；有的

8、設辦公室，辦公室設正副主任，室下設科。,2024/3/21,11,第一節(jié) 秘書機構的設置,縣委和縣人民政府均設辦公室，辦公室設正副主任，下設科、股、組。省、市、縣級的人大、政協(xié)常委會，按相應級別分別設辦公廳或辦公室。設置下屬機構均采用綜理制的形式，由秘書長或辦公室主任統(tǒng)轄下屬各處或科，負責日常工作。,2024/3/21,12,第一節(jié) 秘書機構的設置,３．基層單位的秘書機構基層單位的秘書機構通常只設辦公室，下面不再設科或組，由辦公

9、室的人員大致分管某方面工作，有的只設專職或兼職秘書或文書人員。城市的街道辦事處以及農(nóng)村鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般設辦公室或秘書股，不設科或組，有的只設專職或兼職人員。由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級機關的秘書工作不像大機關那樣環(huán)節(jié)多、內(nèi)容復雜，不需要下設分支機構，所以分工一般都不是很細致，秘書人員一個人往往要負責收發(fā)文件、保管印章、起草公文、安排會議、接待來訪、處理電話等其中的多項工作，身兼數(shù)職，大都是多面手。,2024/3/21,13,第一節(jié) 秘書機構的設置,（二）行業(yè)

10、秘書機構的情況根據(jù)秘書工作性質(zhì)以及隸屬機關或單位的不同，秘書工作機構可以分為黨政機關的秘書工作機構、企業(yè)單位的秘書工作機構、教育科技系統(tǒng)的秘書工作機構、群眾團體的秘書工作機構、臨時性的秘書工作機構等幾種類型。關于黨政機關秘書工作機構前面已作說明，下面就其他幾種來做介紹。,2024/3/21,14,第一節(jié) 秘書機構的設置,1．企業(yè)單位的秘書機構2．教育、科技系統(tǒng)的秘書機構3．群眾團體的秘書機構4．臨時性的秘書機構,2024/3/

11、21,15,第二節(jié) 秘書機構的職能和地位,一、秘書機構的職能作為一個單位唯一的綜合辦事部門，秘書機構的工作與其他職能部門的工作有著明顯的不同。（一）中介性的參謀助手職能秘書機構主要是為領導決策做好相關準備。在我國，秘書人員一般情況下是進入不了決策層的，只有少數(shù)秘書人員進入決策層，因此秘書工作機構的參謀助手作用更多的是聯(lián)系、反饋各部門的意見，向領導提供信息、資料、文件等決策依據(jù)，發(fā)揮著一種中介性的參謀職能。,2024/3/21,1

12、6,第二節(jié) 秘書機構的職能和地位,（二）溝通協(xié)調(diào)的樞紐職能任何一個單位都設有一定數(shù)量的、具有不同職能的機構，它們級別不同，任務不同，既互相聯(lián)系，又相對獨立，形成一個復雜的工作網(wǎng)絡。秘書機構在這個網(wǎng)絡中處于樞紐的位置，從縱向上看，它發(fā)揮承上啟下的作用；從橫向上看，它發(fā)揮著做好各單位協(xié)調(diào)、平衡的職能。（三）協(xié)助領導的“耳目”職能領導層的決策的實施是借助于秘書機構的上通下達、檢查督辦來完成的。,2024/3/21,17,第二節(jié) 秘書

13、機構的職能和地位,（四）領導授權的“喉舌”職能秘書機構的工作始終是圍繞“三個服務”展開的，它既是領導層決策的執(zhí)行者，同時也是領導層決策的宣講者。秘書機構的言行是代表組織、代表單位，不是代表秘書個人的意見。 （五）展示形象的服務職能秘書機構是一個單位的“門臉”、“窗口”，內(nèi)外聯(lián)系、來信來訪、各方商洽，秘書機構都直接予以辦理。由于秘書機構的工作一般都是在領導者授權委派所做，秘書的言談舉止，更多的時候代表著領導者的意圖和形象

14、，并不單單是秘書個人形象地展示。,2024/3/21,18,第二節(jié) 秘書機構的職能和地位,二、秘書機構的地位（一）輔佐決策地位（二）具有中介關系的樞紐地位（三）具有組織關系的相對獨立地位。,2024/3/21,19,第三節(jié) 秘書群體結構的優(yōu)化,一般來說，秘書群體結構的優(yōu)化包括兩個方面的內(nèi)容：秘書機構的結構設置優(yōu)化和秘書群體人員素質(zhì)的優(yōu)化。一、秘書機構的結構設置優(yōu)化（一）秘書機構的結構設置優(yōu)化原則 1．整體性原則

15、 2．動態(tài)性原則 3．高效性原則,2024/3/21,20,第三節(jié) 秘書群體結構的優(yōu)化,（二）秘書群體結構設置優(yōu)化的途徑 1．面向?qū)嶋H，按需設置。 2．整合資源，發(fā)揮優(yōu)勢。二、秘書群體的人員素質(zhì)優(yōu)化秘書群體是一個特殊的職業(yè)群體，它更需要不斷地對其群體成員的素質(zhì)進行優(yōu)化。具體說來，秘書群體人員優(yōu)化的途徑有以下幾點：（一）秘書群體人員選拔、任用的優(yōu)化（二）秘書群體角色意識的優(yōu)化,2024/3/21,21,第三節(jié) 秘

16、書群體結構的優(yōu)化,秘書群體角色意識的優(yōu)化是指秘書人員個體角色意識和秘書群體角色意識的和諧統(tǒng)一。因為秘書在社會組織中不是領導者、指揮者、決策者，僅僅是領導者、指揮者、決策者的參謀和助手。作為處于從屬輔助地位的秘書，必須聽命于人，只能在受控的前提下施控。秘書要實現(xiàn)自我，必須沖出自我，在“無我”中實現(xiàn)自我并達到“超我”，融自我角色與群體角色。在角色意識中溶化了強烈的自我個體意識，那么從屬性的被動工作就會出現(xiàn)創(chuàng)造性、主動性態(tài)勢。在規(guī)范的角色位置

17、上塑造出了鮮明的個體角色形象，也就融入了秘書群體角色之中，其自我個體角色實現(xiàn)也就達到了新的境界。,2024/3/21,22,第三節(jié) 秘書群體結構的優(yōu)化,（三）服務意識和綜合能力的優(yōu)化1．服務意識的培養(yǎng)。秘書機構的樞紐地位，決定了秘書人員必須自覺主動地為領導、為各部門服務、為基層群眾服務。秘書人員要站在領導者的角度去思考問題，即要有全局思維，局部施行。2．綜合能力的培養(yǎng)和提高。打造一支優(yōu)秀的秘書群體，需要全面地提高秘書人員的綜合

18、素質(zhì)和能力。秘書工作實踐性較強，大量的繁雜事務的處理和解決需要的是“多面手”，需要的是“通才”，這是優(yōu)化秘書群體人員素質(zhì)的重要條件。,2024/3/21,23,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,一、中國秘書工作的起源及特征在我國，以血緣為紐帶的人類共同體——氏族這種社會組織一出現(xiàn)，就開始產(chǎn)生了原始的管理工作。而隨著部落管理事務的增多，氏族首領就需要一些人直接協(xié)助自己的工作，于是就形成了原始的秘書工作。文字的出現(xiàn)則是秘書工作產(chǎn)生

19、的基本條件。因為秘書工作的構成要素和主要職能之一就是文書工作，而文書是離不開文字的，沒有文字就沒有文書，也就沒有秘書工作,2024/3/21,24,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,追溯我國秘書工作的源頭，大約起源于距今約4500年左右的原始社會末期部落聯(lián)盟的昌盛時期，即龍山文化晚期。當時，我國北方出現(xiàn)了被稱之為“人文初祖”的黃帝，標志著我國社會進入了父系氏族社會并向奴隸社會過渡，由于生產(chǎn)力的發(fā)展，當時管理社會的組織已具有相當?shù)陌l(fā)

20、展規(guī)模。由此可見，黃帝時期已經(jīng)出現(xiàn)了穩(wěn)定的社會組織、書寫的文字、固定的秘書人員和簡單的文書。,2024/3/21,25,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,二、中國秘書工作的發(fā)展（一）中國古代秘書工作和機構我國最早的秘書官職是史官。傳說黃帝之始，已有主管秘書工作的“史”輔助政務，而在黃帝諸多的史官中，以倉頡的傳說最多，作為漢字的發(fā)明者，傳說史官倉頡，為黃帝記載國事。公元前21世紀，我國從原始社會進入了奴隸社會，建立了歷史上第

21、一個奴隸制國家政權——夏。我國國家秘書工作也由此產(chǎn)生。在夏朝的諸多官職中，太史令是重要的秘書官職。,2024/3/21,26,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,到了商代，由于政事日繁，出現(xiàn)了我國歷史上最早的中央秘書機構——太史寮，這一機構到西周時日臻成熟。春秋戰(zhàn)國時期是我國由奴隸社會向封建社會過渡的變革時期，七雄爭霸，各自為政，秘書官職的名稱也不統(tǒng)一。秦始皇統(tǒng)一中國后，建立了封建中央集權國家，也開始確立比較完整的秘書工作體制。

22、中央政府主要的秘書機構是御史府，其長官為御史大夫。,2024/3/21,27,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,漢初仿秦制，御史府為西漢前期中央政府主要秘書機構。東漢末年，曹操稱魏王時，曾設“秘書令”一職，既掌管文書，又參與機要政務，這是中國秘書史上首次出現(xiàn)的與當代秘書之實際內(nèi)涵相接近的秘書官員。南北朝時，為了制約中書、門下二省，統(tǒng)治者又將尚書臺升格為尚書省，作為朝廷執(zhí)行政務的總機構。隋文帝代周稱帝，國家再度統(tǒng)一，其中央秘書機

23、構主要承襲了魏晉以來逐漸形成的三省制度，并在此基礎上作了一些改革。,2024/3/21,28,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,唐代繼承并發(fā)展了隋制，并把內(nèi)史省改回中書省，各省承擔的秘書工作職能可歸納為“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行”。宋代雖有三省之設，但秘書工作的職能主要由中書省和新設立的“樞密院”分掌。遼、金、元是我國少數(shù)民族建立起來的政權，在秘書工作方面有相似之處，遼代的“大林牙院”、金代的翰林學士院、元代的蒙古翰林院、

24、均負責為皇帝起草、頒布重要文書，是皇帝的機要秘書機構。,2024/3/21,29,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,明初承元制，設有中書省，不久廢除，由六部尚書分理朝政，直接聽命于皇帝。明洪武十五年（公元1382年），朱元璋仿宋制，設內(nèi)閣于殿內(nèi)，以殿閣大學士擔任顧問兼秘書的職務，負責收閱奏章，批發(fā)文稿，協(xié)助皇帝處理政務，這就是內(nèi)閣的開始。清代是我國歷史上最后一個封建王朝，“康乾之治”時期，封建專制的中央集權發(fā)展到了頂點，中央秘書

25、機構經(jīng)歷了內(nèi)三院、內(nèi)閣、南書房、軍機處的演進過程。,2024/3/21,30,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,（二）中國近代秘書工作和機構為了適應外事工作的需要，晚清政府于1861年1月20日成立了“總理各國事務衙門”，下設“司務廳”和“清檔房”，掌管文書和檔案工作。1901年，“總理各國事務衙門”改為“外務部”，除司務廳外，又增設了“文報局、翻譯處、電報處、機要股、清檔房”等秘書部門，秘書工作量大大增加，分工也更細，各司其職

26、。1906年，清政府宣布“預備立憲”，模仿日本中央及地方政府的組織制度進行了改革。1907年，各省設“咨議局”，專事收受處,2024/3/21,31,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,理民眾建議陳請文書等事宜，以供朝廷咨政院咨詢參考，相當于政府秘書工作系統(tǒng)中的信訪與調(diào)研機構。1911年又仿照日本，恢復內(nèi)閣，設總理大臣，并制定頒布了《內(nèi)閣屬官官制》十五條，確定了責任制內(nèi)閣的組織機構及職責，秘書工作由六部分工的舊方式變?yōu)榉挚浦问碌男麦w

27、制。,2024/3/21,32,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,1911年10月，辛亥革命爆發(fā)。1912年1月1日，南京臨時政府成立，孫中山就任中華民國臨時大總統(tǒng)，政權性質(zhì)的改變也引起了秘書工作多方面的改革。南京臨時政府實行總統(tǒng)制，總統(tǒng)府設立秘書處，作為中央政府的總秘書機構。,2024/3/21,33,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,1912年3月，北洋軍閥頭目袁世凱篡取勝利果實，就任中華民國臨時大總統(tǒng)，從此開始了長達1

28、5年之久的北洋軍閥政府統(tǒng)治時期。袁世凱當政期間，為適應其獨裁統(tǒng)治和恢復帝制的需要，多次調(diào)整秘書機構。1915年底，他接受了所謂“勸進”，正式稱“中華帝國皇帝”，并將他的秘書和秘書廳改名為帶有封建皇權色彩的內(nèi)史和內(nèi)史廳。,2024/3/21,34,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,1916年，袁世凱稱帝失敗死去，北京政府仍由北洋軍閥把持。期間，中央機關除總統(tǒng)府外，還有內(nèi)閣，即國務院。1927年，蔣介石發(fā)動了“四一二”反革命政變，于

29、4月15日組成了國民黨中央黨部和中央政府。為強化其統(tǒng)治，國民黨在各級政府機關建立了一整套秘書機構，增加了秘書人員，擴大了秘書的職權，并且對文書工作進行了改革。,2024/3/21,35,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,（三）中國現(xiàn)當代秘書工作和機構1921年7月23日，中國共產(chǎn)黨第一次全國代表大會在上海召開，宣告了中國共產(chǎn)黨的成立，與此同時 ，黨的秘書工作也隨之開始了。1923年6月，黨的第三次全國代表大會在廣州召開，大會通過

30、的《中國共產(chǎn)黨中央執(zhí)行委員會組織法》，決定建立黨的秘書工作體制，要求黨中央設立秘書一職。1926年7月，黨的四屆三中全會決定設立中央秘書處，各省委也分別設立秘書科或秘書處，選拔精干人員負責文書處理與會議工作等。,2024/3/21,36,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,1927年漢口“八七”會議后，黨中央遷至上海堅持地下斗爭。當時中央秘書長由鄧小平擔任，主持秘書處工作，負責中央機關的文書、機要、通訊交通和財務等工作。1931年

31、11月7日，在江西瑞金舉行了第一次全國蘇維埃代表大會，中華蘇維埃共和國臨時中央政府成立，毛澤東當選為中央政府主席，各蘇區(qū)地方政權也相繼成立。各級執(zhí)行委員會仿照蘇俄由總務處負責秘書工作。,2024/3/21,37,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,紅軍長征勝利后，中央機關到達陜北，于1937年恢復了中共中央秘書處，秘書處受中央秘書長直接領導，從此，抗戰(zhàn)時期的中央秘書工作逐步走上了正軌。1938年后，邊區(qū)政府均設秘書處或秘書室。194

32、2年，陜甘寧邊區(qū)實行精兵簡政，邊區(qū)政府成立了“合署辦公廳”，下設秘書處統(tǒng)一掌管各廳、處的秘書工作，職權高度集中。,2024/3/21,38,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,解放戰(zhàn)爭時期，革命根據(jù)地日益擴大和鞏固，政務和事務也日漸增多，因此，黨的秘書工作也有了新的發(fā)展。1945年抗戰(zhàn)勝利后，中央設置了書記處“辦公處”，協(xié)助書記處處理文書、電報、會務以及其他日常事務。1948年，晉察冀邊區(qū)政府與晉冀魯豫邊區(qū)政府合并，組建了華北人民政

33、府，下設秘書廳，由秘書長掌管。北平市人民政府成立后，同樣設置秘書長領導下的秘書廳，下設“秘書處”、“行政處”、“人事處”、“新聞處”、“交際處”和“調(diào)查研究室”，秘書廳職責擴大，統(tǒng)管政策研究工作、秘書與行政工作和機關事務工作。,2024/3/21,39,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,新中國成立后，伴隨著社會主義革命和建設的發(fā)展，我國的秘書工作也進入了一個全新的發(fā)展時期。這一時期的秘書工作經(jīng)歷了三個階段：（1）建國十七年的秘書

34、工作1949年9月中國人民政治協(xié)商會議通過的《中央人民政府組織法》規(guī)定：中央人民政府設秘書長一人。1949年12月發(fā)布的《政務院及其所屬各機關組織通則》規(guī)定：“各機關得設辦公廳；為分掌業(yè)務，得設司或處”，從而確定了掌管機關綜合性事務的秘書機構與分,2024/3/21,40,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,掌專門業(yè)務的職能部門平列的機關格局。1951年4月，中央人民政府政務院在北京召開了第一次全國秘書長會議，會上通過了7個關于秘

35、書工作的文件。1955年以后，中央辦公廳先后頒布了《中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C關文書處理工作和檔案工作暫行條例》、《中國共產(chǎn)黨縣級機關文書處理工作和檔案管理工作暫行條例》等文件，有力地推進了秘書工作的規(guī)范化建設。,2024/3/21,41,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,（2）“文革”時期的秘書工作十年動亂時期，中國的政治、經(jīng)濟、文化和社會生活等各個方面都遭受了嚴重的破壞，秘書部門作為直接為領導服務的機構，同樣受到嚴重的沖擊

36、。,2024/3/21,42,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,（3）三中全會以來的秘書工作1978年12月，中國共產(chǎn)黨召開了十一屆三中全會，完成了黨的思想路線的歷史性轉(zhuǎn)折和全黨工作重心的戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)移，隨著改革開放和經(jīng)濟建設的發(fā)展，我國的秘書工作也呈現(xiàn)出了嶄新的局面。1981年5月中共中央辦公廳召開了第二次全國秘書長、辦公廳主任會議，會上總結了幾十年的工作經(jīng)驗，重申并完善了行之有效的工作制度，使秘書工作重新步入了正軌。,2024/

37、3/21,43,第四節(jié) 中國秘書工作和秘書機構的沿革,1985年1月中共中央辦公廳召開了第三次全國秘書長、辦公廳主任會議，這次會議在秘書工作發(fā)展史上具有著特別重要的意義。至此，“秘書是領導的助手，也應該是領導的參謀”成為秘書工作者的共識。此次會議還明確了“三服務”、“四個轉(zhuǎn)變”的工作要求。我國實行市場經(jīng)濟體制后，秘書則迅速成為一種社會化職業(yè)。,2024/3/21,44,1．秘書機構的設置原則有哪些？2．試論述秘書機構的性質(zhì)和地位。