公文格式及公文處理講稿

1、一、公文種類（15種）,,公文用紙及版面尺寸 A4紙型210mm×297mm頁面設置 上白邊：37±1mm 下白邊：35±1mm 左白邊：28±1mm 右白邊：26±1mm 版 心: 156mm×225mm排版規(guī)格 一般每頁22行，每行28字 ，正文用三號仿宋,頁面,,,,,,,,,版心15

2、6mm×225mm,,,,,210mm,297mm,下白邊：35±1mm,上白邊：37±1mm,右白邊：26±1mm,左白邊：28±1mm,,二、公文格式　(公文版式),公文結構,版頭,主體,版記,份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、分隔線,標題、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期和印章、附注,分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼,,,,,,

3、,,,包括份號、密級和保密期限、緊急程度發(fā)文機關標示、發(fā)文字號、簽發(fā)人和分隔線七部分。,（一）版頭部分要求,份號，即公文印制份數(shù)的順序號。公文標注份號有利于對公文的管理和利用。并不是所有公文都需要編制份號，但涉密公文應標注份號?！　》萏柕臉朔ǎ阂话阌茫段唬程柊⒗當?shù)字，頂格編排在版心左上角的第一行，位數(shù)不足６位的前面用０補足。,１．份　號,000001,,２．密級和保密期限,按照保密法的規(guī)定，涉密公文應根據(jù)涉密程度分別標注：絕密

4、、機密及秘密?！∶芗墭朔ǚ椒ǎ骸∮?號黑體，頂格標注在版心左上角第二行（份號下方），如需要同時標明保密期限，密級和保密期限之間用實心“★”隔開，密級二字中間不空字?！]有保密期限的，密級二字中間空1個字。保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標識。,000001機密★1年,,３．緊急程度,緊急程度即對公文送達及辦理的時間要求?！【o急公文分別標明：特急、加急。　　一般公文都不標注緊急程度，急件都采用電報或發(fā)電的形式，分特提、特急、加急和

5、平急四種。其中特提電報為最高級別要求隨到隨辦。特急、加急和平急的緊急程度依次降低?！　∮?號黑體，標注于公文首頁左上角第三行（密級下方）。,000001機密★1年特急,,４．發(fā)文機關標志,,即我們常說的“紅頭”。除在報刊上公開發(fā)表的公文不適用發(fā)文機關標志外，其他公文都應適用發(fā)文機關標志，以示公文的莊重性和權威性。　 發(fā)文機關的標法：　 １．可由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加上“文件”組成；也可以用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱?！?

6、２．發(fā)文機關標志居中排布在公文首頁上部；上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色?！?３．聯(lián)合行文時，應將主辦機關名稱排在前。,000001機密★1年特急,,５．發(fā)文字號,,(1)即機關制發(fā)公文的編號。由機關代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，缺一不可。如:“信職發(fā)﹝2014﹞1號”　 （2）發(fā)文字號一般用３號仿宋體，簡稱要準確沒有歧義，年份應標全稱，如“2014”不能用簡稱“14”；用中文“﹝﹞”括起來，不能

7、用西方的方括號“[ ]”或“【】”；順序號前不能加“第”?！?（3）上行文發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行?！?（4）聯(lián)合行文只標注主辦機關的發(fā)文字號。,,發(fā)文機關標識下邊緣發(fā)文字號的距離是：2行字。,６．簽發(fā)人,,即簽發(fā)文件的負責人。只有上行文標注簽發(fā)人。　 “簽發(fā)人”用3號仿宋 ，簽發(fā)人姓名使用3號楷體標注?！?簽注簽發(fā)人的文件，發(fā)文字號居左空１個字，簽發(fā)人及簽發(fā)人姓名居右側，右側后空１個字。

8、,,,聯(lián)合行文的單位均應標簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關的排序從左至右、自上而下依次均勻順排，一般每行排兩個姓名，主辦機關的簽發(fā)人姓名排第一行，其他單位簽發(fā)人按版頭往下排?！?回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對其，最后一個簽發(fā)人姓名應與發(fā)文機關字號處在同一行,,,7．分隔線,發(fā)文字號之下4mm是與版心等寬的紅色分隔線,,包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件九個部分,（二）主體部分要求,１．

9、標　 題,,２．主送機關,（１）主要受理公文的機關。（２）主送機關名稱應用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱。（３）主送機關位于標題下方，正文上方，頂格排印。（４）有多個主送機關的，各機關名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。（５）請示性公文只能送一個主送機關。受雙重領導的機關，也只能主送一個上級機關，必要時抄送另一個上級機關。,,３．正　 文,（１）正文一般用3號仿宋，如果轉發(fā)文件前面的引言，則用楷體。

10、（２） 正文的每個段落首行前面空２個字，段尾避免單字成行、單行成頁。回行頂格，數(shù)字，年份不回行。（３）每個段落之間一般不空行，但特殊情況的文件，為了突出層次，可在段落之間加入一個空行。主送機關和正文之間不能空行。,正文中的層次序數(shù)：第一層：“一、” （小標宋或黑體）（作為小標題時句尾無標點）；第二層：“（一）”（楷體）（作為小標題時句尾標點可有可無）；第三層：“ 1.” （仿宋）（無論是否作為小標題，要有標點）；

11、第四層 “（1）” （仿宋）（必須有標點）。,正文中的數(shù)字有個特例，每另起一段的數(shù)字后面的標點，應為圓點，而不能用頓號。但文中的數(shù)字后面則用頓號。,,,,,,４．附件說明,（１）附件說明分別與正文和發(fā)文機關署名之間空一行，字體字號用3號仿宋體。（２）“附件：”前空2個字，后接排附件名稱，名稱后不加標點符號，附件序號用阿拉伯數(shù)字，每行位置對齊，如“附件：1.×××”。（３）附件名稱較長需回行時，應

12、當與上一行附件名稱的首字對齊。（４）正文中標注的附件內容應與附件標注的內容一致。如：正文是：“附件１．”，后面的附件不能寫作“附件一”。,,５．發(fā)文機關署名,（1）應用全稱或規(guī)范化簡稱，應與發(fā)文機關標志、標題中發(fā)文機關名稱相一致?！。ǎ玻┳煮w字號用3號仿宋體，位于正文的右下方（與正文或附件說明空一行），居右排，后空2個字?！。ǎ常﹥蓚€以上機關聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機關名稱上下并排，等距撐開，長度相同。,,６．成文日期,一般署會議通過日期

13、或領導同志簽發(fā)日期。兩位以上領導人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關領導同志的簽發(fā)日期。決議、決定以會議通過日期為準。成文日期應寫明年、月、日，位于發(fā)文機關署名右下方，字體字號用3號仿宋_GB2312，首字比發(fā)文機關首字右移2個字，如長于發(fā)文機關，居右排時后空2個字。,,７．印 章,除會議紀要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外，公文應加蓋發(fā)文機關印章。用印頁（發(fā)文機關署名頁）至少應有二行正文，不能標注“此頁無正文”字

14、樣。,（１）用于上行文時，用于標注聯(lián)系人和電話。（２）用于下行文時，用于標注普發(fā)性公文的印發(fā)范圍等需要說明的事項。（３）如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。,８．附 注,,,９．附　件,附件應另頁編排，不管前一面留有多少空白，都需要另起一面。附件排在版記之前，與正文一起裝訂。附件正文左上角第一行頂格用3號黑體字標識“附件”，有幾個附件時還應標注順序號。如“附件1”、“附件2”等，其后不加冒號。附件標題應與“附

15、件”兩字空開一行。,包括抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期三部分,（三）版記部分要求,版　記,公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。版記應當置于公文的最后一頁。,,,,,１．抄送機關,,（1）除主送機關外，需要執(zhí)行或知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱或規(guī)范化簡稱。一律使用“抄送”，不使用“抄報”或“報送”?！?（２）抄送機關一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空１字編排。“抄送”二字后標全角冒號和抄

16、送機關，回行時與冒號后面的首字對齊?！?（３）同一系統(tǒng)內同級機關之間用頓號分隔，不同系統(tǒng)機關之間用逗號分隔，最后一個抄送機關名稱后標句號。,２．印刷機關及印刷日期,（１）印發(fā)機關，為公文管理機關。（２）印發(fā)日期，為公文付印的日期，不是領導簽發(fā)的日期，要和成文時間相區(qū)別。,印發(fā)機關及印發(fā)日期編排方法：　　一般用4號仿宋體，標注于末條分隔線上，印刷機關左空1個字，印刷日期右空1個字。用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，后面加“印發(fā)”二字

17、。,頁碼編排要求,一般用4號半角白體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各方一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。,,,,,,機密★1年,特急,0000001,畢節(jié)市× ×局文件,×××〔2011〕015號,,錯誤：1.份號、密級、緊急程度標示不規(guī)范2.發(fā)文字號編虛號3.上

18、行文沒人簽發(fā)人4.標題與紅色反線距離太近5.正文抬頭與標題距離太近,畢節(jié)市××局關于開展服務發(fā)展 爭當先鋒活動的報告市人民政府： 根據(jù)……………,四、公文格式常見錯誤（案例）,××××××××××××××××&#

19、215;。 附件：1.×××× ×××××××××××××××× 。 ×××局 2012年7月17日