采購與付款環(huán)節(jié)風險分析與內(nèi)部控制設(shè)計

1、采購與付款環(huán)節(jié)風險分析與內(nèi)部控制設(shè)計◆陶珥霖(西南財經(jīng)大學會計學院，四川成都611130)【摘要】采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制總目標是規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊。為了防范采購與付款業(yè)務(wù)風險提高采購效率，減少采購成本，很多企業(yè)采用集中采購和招標方法運用現(xiàn)代化管理手段來規(guī)范企業(yè)的采購流程，本文以對某百貨公司采購為例介紹分析采購與付款環(huán)節(jié)風險與內(nèi)部控制設(shè)計?！娟P(guān)鍵詞】采購與付款環(huán)節(jié)；風險；內(nèi)部控制設(shè)計一、企業(yè)采購與付款業(yè)

2、務(wù)的流程分析該集團實行集中采購模式，具體的業(yè)務(wù)流程如下：(一)匯集請購單該公司的請購單分為：一般物料請購單、特殊物料請購單和部門物資請購單。所有的請購單均由綜合部完成請購單的初審，并按物料進行分類、整理。(二)選擇供應商。價格是供應商選擇中比較重要的環(huán)節(jié)。該公司采用公開招標的方式。招投標工作由采購中心業(yè)務(wù)部組織進行。(三)簽訂訂購合同。采購中心業(yè)務(wù)部與供應商簽訂訂購單、合同。供應商按合同規(guī)定的時間、價格供貨。財務(wù)人員錄入合同資料、訂購單

3、。(四)驗貨入庫。倉庫保管員先核對訂單。然后開具手工人庫單、質(zhì)檢入庫通知單。質(zhì)檢人員驗貨后，出具質(zhì)檢報告；合格物料，保管員將質(zhì)檢報告和質(zhì)檢入庫通知單傳遞給記賬員處。(五)發(fā)票校驗。采購人員(月末)統(tǒng)計匯總需要開票的人庫單，向供應商索要發(fā)票然后將入庫單和發(fā)票提交給財務(wù)會計部，財務(wù)會計部核對入庫單、發(fā)票單據(jù)是否匹配。(六)付款。發(fā)生支付業(yè)務(wù)時，先由請款部門經(jīng)辦人填制請款單。財務(wù)人員查看部門預算費用，然后審批。付款經(jīng)辦后，付款票據(jù)交由制證會計

4、進行記賬處理。期末由指定會計編制銀行調(diào)節(jié)表落實、跟蹤未達賬項。二、企業(yè)集團采購與付款業(yè)務(wù)風險分析該企業(yè)各環(huán)節(jié)的具體風險和重要性評價如下：(一)匯集請購單。由于市場有不確定性，企業(yè)的采購計劃不能完全依賴于系統(tǒng)的計劃，一些特殊的物資采購應結(jié)合企業(yè)資金情況，科研情況和市場環(huán)境，通常還需要高層領(lǐng)導和財務(wù)人員的參與。主要風險是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準確或領(lǐng)導信息不對稱造成請購不合理。(二)選擇供應商。這一環(huán)節(jié)是存在貓膩最多的環(huán)節(jié)，供應商的評估、選擇、談判、合

5、同的簽訂等各個過程需要用制度加以規(guī)范。供應商的資信、到貨率、銀行賬號與供應商的評估、付款直接相關(guān)。供應商資料也需要專人進行維護。主要風險是評估程序的不當或資料的不準確造成選擇供應商的不恰當。(三)簽訂采購合同。合同的簽訂與企業(yè)的用款計劃、資金狀況密切相關(guān)，采購人員合同簽訂是否合理需要財務(wù)人員的監(jiān)督。財務(wù)人員不參與合同的簽訂或采購部門的付款計劃與財務(wù)預算不符，可能會發(fā)生現(xiàn)金危機。(四)驗收入庫。只要實現(xiàn)了收貨員、驗貨員與記賬員的不相容職責

6、分離，風險較小。(五)發(fā)票校驗。該公司由財務(wù)人員保管入庫單、發(fā)票并在系統(tǒng)外進行入庫單與發(fā)票的匹配，然后輸入系統(tǒng)。也可以設(shè)置為當發(fā)票與訂單一致時才能過賬。這一環(huán)節(jié)風險較小。(六)付款。付款前必須確保銀行票據(jù)系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)的賬號數(shù)據(jù)同步更新并保持一致。(七)未經(jīng)授權(quán)修改會計系統(tǒng)。該企業(yè)運用現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息存在著非授權(quán)訪問的風險。非授權(quán)訪問人輸入虛構(gòu)的信息，系統(tǒng)對交易進行了不恰當記錄。三、對該企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)進行內(nèi)部控制設(shè)計(

7、一)建立完善的授權(quán)審批體系和考核制度。對各類不同的物資請購，企業(yè)應建立完善的責任授權(quán)體系。部門物資需求由部門資產(chǎn)主管人負責；特殊請購計劃的制定必須由公司計劃部、營銷部等相關(guān)部門綜合討論決定，必要時還必須取得高層領(lǐng)導的同意。為了保證權(quán)責對等，企業(yè)應建立適當?shù)目己梭w系，做到誰擁有權(quán)利誰承擔責任。(二)建立供應商定期考核制度。為了得到真實準確的供應商信息，采購中心應定期對供應商進行考核，以系統(tǒng)提供的各項指標分析表和相關(guān)檢測部門提供的物料質(zhì)檢分

8、析報告為主要依據(jù)，并設(shè)定評分標準對供應商進行評分，理性選擇供應商。(三)建立不相容職責分離制度。公司應通過采購部門、物資管理部門、內(nèi)審部門的組織設(shè)置基本實現(xiàn)請購與采購、采購與驗收、合同訂立與審計等崗位的職責分離。制度上需要關(guān)注部門內(nèi)的不相容職責分離主要有供應商的選擇與考核，收貨、驗貨與記賬。通過職務(wù)的分離，有效防止收貨環(huán)節(jié)的舞弊。(四)建立招標過程的審計監(jiān)督制度。在選擇供應商環(huán)節(jié)，電子采購平臺需要與一系列的制度加以配合。做到每一次遴選必

9、須通過平臺招標。企業(yè)應成立獨立的審計部對招投標實行管理和監(jiān)督，網(wǎng)上競價或招投標物料價格也應交專人簽字確認。(五)建立財務(wù)部的合同審核控制制度。在與供應商簽訂合同時，財務(wù)處采購會計要對采購文件進行最終審查，確認其符合規(guī)定后方能支付預付款：采購會計應將合同信息與采購部門采購信息核對一致后錄入會計信息系統(tǒng)并負責原始合同資料的分類與保管。財務(wù)人員在此過程中要充分發(fā)揮。(六)建立健全的購人商品驗收制度。購人商品驗收工作必須由獨立于請購、采購和會計

10、部門的人員擔任。驗收部門應根據(jù)采購單上的數(shù)量和質(zhì)量要求，對商品進行驗收。驗收后，驗收部門對已收貨的每張訂購單編制驗收單驗收人員將貨品送交倉庫或其他請購部門時，應取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，驗收人員還應將驗收單送交會計部門。(七)建立付款的請款控制和供應商信息的定期維護制度。為了防止不合理的付款，企業(yè)在付款前。應由請款人員填制請款申請書，由財務(wù)人員核對請款是否合理、是否在部門資金預算范圍之內(nèi)。所有已確認的負債應及時支付，爭取獲得現(xiàn)金折扣加強同供應

11、商的良好關(guān)系和維持企業(yè)的信用，會計部門應定期檢查應付賬款的明細賬和有關(guān)文件，以防止失去可能的折扣。(／k)建立訪問安全制度。會計監(jiān)督應當考慮是否足以防止未經(jīng)授權(quán)修改會計系統(tǒng)或會計記錄，或者修改向會計系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。信息系統(tǒng)操作人員應當在權(quán)限范圍內(nèi)進行操作更換操作人員或者密碼泄露后必須及時更改密碼，防止他人越權(quán)散發(fā)不當信息。參考文獻：[1]劉苑榮，試論內(nèi)部控制制度的設(shè)計與執(zhí)行，經(jīng)濟視角，2011[2]李丹，ERP系統(tǒng)中采購與付款企

12、業(yè)內(nèi)控風險的會計監(jiān)督，財會月刊，2011[3]張來艷、劉錦芳，ERP系統(tǒng)環(huán)境下的采購與付款業(yè)務(wù)風險分析與內(nèi)部控制，中國管理信息化，2005釣訊萬方數(shù)據(jù)采購與付款環(huán)節(jié)風險分析與內(nèi)部控制設(shè)計◆陶珥霖(西南財經(jīng)大學會計學院，四川成都611130)【摘要】采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制總目標是規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊。為了防范采購與付款業(yè)務(wù)風險提高采購效率，減少采購成本，很多企業(yè)采用集中采購和招標方法運用現(xiàn)代化管理手段來規(guī)

13、范企業(yè)的采購流程，本文以對某百貨公司采購為例介紹分析采購與付款環(huán)節(jié)風險與內(nèi)部控制設(shè)計?！娟P(guān)鍵詞】采購與付款環(huán)節(jié)；風險；內(nèi)部控制設(shè)計一、企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的流程分析該集團實行集中采購模式，具體的業(yè)務(wù)流程如下：(一)匯集請購單該公司的請購單分為：一般物料請購單、特殊物料請購單和部門物資請購單。所有的請購單均由綜合部完成請購單的初審，并按物料進行分類、整理。(二)選擇供應商。價格是供應商選擇中比較重要的環(huán)節(jié)。該公司采用公開招標的方式。招投標工

14、作由采購中心業(yè)務(wù)部組織進行。(三)簽訂訂購合同。采購中心業(yè)務(wù)部與供應商簽訂訂購單、合同。供應商按合同規(guī)定的時間、價格供貨。財務(wù)人員錄入合同資料、訂購單。(四)驗貨入庫。倉庫保管員先核對訂單。然后開具手工人庫單、質(zhì)檢入庫通知單。質(zhì)檢人員驗貨后，出具質(zhì)檢報告；合格物料，保管員將質(zhì)檢報告和質(zhì)檢入庫通知單傳遞給記賬員處。(五)發(fā)票校驗。采購人員(月末)統(tǒng)計匯總需要開票的人庫單，向供應商索要發(fā)票然后將入庫單和發(fā)票提交給財務(wù)會計部，財務(wù)會計部核對入

15、庫單、發(fā)票單據(jù)是否匹配。(六)付款。發(fā)生支付業(yè)務(wù)時，先由請款部門經(jīng)辦人填制請款單。財務(wù)人員查看部門預算費用，然后審批。付款經(jīng)辦后，付款票據(jù)交由制證會計進行記賬處理。期末由指定會計編制銀行調(diào)節(jié)表落實、跟蹤未達賬項。二、企業(yè)集團采購與付款業(yè)務(wù)風險分析該企業(yè)各環(huán)節(jié)的具體風險和重要性評價如下：(一)匯集請購單。由于市場有不確定性，企業(yè)的采購計劃不能完全依賴于系統(tǒng)的計劃，一些特殊的物資采購應結(jié)合企業(yè)資金情況，科研情況和市場環(huán)境，通常還需要高層領(lǐng)導

16、和財務(wù)人員的參與。主要風險是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準確或領(lǐng)導信息不對稱造成請購不合理。(二)選擇供應商。這一環(huán)節(jié)是存在貓膩最多的環(huán)節(jié)，供應商的評估、選擇、談判、合同的簽訂等各個過程需要用制度加以規(guī)范。供應商的資信、到貨率、銀行賬號與供應商的評估、付款直接相關(guān)。供應商資料也需要專人進行維護。主要風險是評估程序的不當或資料的不準確造成選擇供應商的不恰當。(三)簽訂采購合同。合同的簽訂與企業(yè)的用款計劃、資金狀況密切相關(guān)，采購人員合同簽訂是否合理需要財務(wù)人

17、員的監(jiān)督。財務(wù)人員不參與合同的簽訂或采購部門的付款計劃與財務(wù)預算不符，可能會發(fā)生現(xiàn)金危機。(四)驗收入庫。只要實現(xiàn)了收貨員、驗貨員與記賬員的不相容職責分離，風險較小。(五)發(fā)票校驗。該公司由財務(wù)人員保管入庫單、發(fā)票并在系統(tǒng)外進行入庫單與發(fā)票的匹配，然后輸入系統(tǒng)。也可以設(shè)置為當發(fā)票與訂單一致時才能過賬。這一環(huán)節(jié)風險較小。(六)付款。付款前必須確保銀行票據(jù)系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)的賬號數(shù)據(jù)同步更新并保持一致。(七)未經(jīng)授權(quán)修改會計系統(tǒng)。該企業(yè)運用

18、現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息存在著非授權(quán)訪問的風險。非授權(quán)訪問人輸入虛構(gòu)的信息，系統(tǒng)對交易進行了不恰當記錄。三、對該企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)進行內(nèi)部控制設(shè)計(一)建立完善的授權(quán)審批體系和考核制度。對各類不同的物資請購，企業(yè)應建立完善的責任授權(quán)體系。部門物資需求由部門資產(chǎn)主管人負責；特殊請購計劃的制定必須由公司計劃部、營銷部等相關(guān)部門綜合討論決定，必要時還必須取得高層領(lǐng)導的同意。為了保證權(quán)責對等，企業(yè)應建立適當?shù)目己梭w系，做到誰擁有權(quán)利誰承擔責任

19、。(二)建立供應商定期考核制度。為了得到真實準確的供應商信息，采購中心應定期對供應商進行考核，以系統(tǒng)提供的各項指標分析表和相關(guān)檢測部門提供的物料質(zhì)檢分析報告為主要依據(jù)，并設(shè)定評分標準對供應商進行評分，理性選擇供應商。(三)建立不相容職責分離制度。公司應通過采購部門、物資管理部門、內(nèi)審部門的組織設(shè)置基本實現(xiàn)請購與采購、采購與驗收、合同訂立與審計等崗位的職責分離。制度上需要關(guān)注部門內(nèi)的不相容職責分離主要有供應商的選擇與考核，收貨、驗貨與記賬

20、。通過職務(wù)的分離，有效防止收貨環(huán)節(jié)的舞弊。(四)建立招標過程的審計監(jiān)督制度。在選擇供應商環(huán)節(jié)，電子采購平臺需要與一系列的制度加以配合。做到每一次遴選必須通過平臺招標。企業(yè)應成立獨立的審計部對招投標實行管理和監(jiān)督，網(wǎng)上競價或招投標物料價格也應交專人簽字確認。(五)建立財務(wù)部的合同審核控制制度。在與供應商簽訂合同時，財務(wù)處采購會計要對采購文件進行最終審查，確認其符合規(guī)定后方能支付預付款：采購會計應將合同信息與采購部門采購信息核對一致后錄入會

21、計信息系統(tǒng)并負責原始合同資料的分類與保管。財務(wù)人員在此過程中要充分發(fā)揮。(六)建立健全的購人商品驗收制度。購人商品驗收工作必須由獨立于請購、采購和會計部門的人員擔任。驗收部門應根據(jù)采購單上的數(shù)量和質(zhì)量要求，對商品進行驗收。驗收后，驗收部門對已收貨的每張訂購單編制驗收單驗收人員將貨品送交倉庫或其他請購部門時，應取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，驗收人員還應將驗收單送交會計部門。(七)建立付款的請款控制和供應商信息的定期維護制度。為了防止不合理的付款，企

22、業(yè)在付款前。應由請款人員填制請款申請書，由財務(wù)人員核對請款是否合理、是否在部門資金預算范圍之內(nèi)。所有已確認的負債應及時支付，爭取獲得現(xiàn)金折扣加強同供應商的良好關(guān)系和維持企業(yè)的信用，會計部門應定期檢查應付賬款的明細賬和有關(guān)文件，以防止失去可能的折扣。(／k)建立訪問安全制度。會計監(jiān)督應當考慮是否足以防止未經(jīng)授權(quán)修改會計系統(tǒng)或會計記錄，或者修改向會計系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。信息系統(tǒng)操作人員應當在權(quán)限范圍內(nèi)進行操作更換操作人員或者密碼泄露后必