文件管理員演示文稿

1、大家好！歡迎各位參加文件管理員培訓質量安全部—唐利萍 2017.06.29,課程安排,文件的概述,文件的含義： 信息及其承載媒介。注1：其中媒介可以是紙張，磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標準樣品，或它們的組合。文件的范圍： 如記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報告、標準等。,文件的概述,文件的作用

2、1.增加管理控制功能 2.使操作者得到足夠的信息 3.培訓 4. 增加各種政策、程序解釋的一致性 5.方便程序的審核及修改 6.提供管理效能的證明 7.審核的依據(jù)（過程確定、實施及控制）,課程安排,文件管理員,文件管理員作用1.文件管理員是質量控制過程中保持文件受控狀態(tài)的重要人員；2.文件管理員負責相關文件及相關記錄的保存、控制和管理，確保文件和記錄的安全性和有效性。,文件管理員,文件管理員工作職責1.負責

3、本部門受控文件的內存、外發(fā)、回收和保管；2.負責對本部門涉及的外來文件進行收發(fā)、檢查及管理；3.指導部門受控文件更改，更新受控文件修改后狀態(tài)，做好修改文件的發(fā)放、回收和銷毀作廢；4.定期對本部門文件進行檢查和評審（受控情況、使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等）；5.協(xié)助部門質量師完成內部、外部審核工作；6.協(xié)助技術人員完成部門技術文件歸檔工作；7.負責部門收發(fā)文記錄工作。,課程安排,文件的分類,質量體系文件,文件的分類,項目

4、/產品有關文件,技術文件技術規(guī)格書、技術協(xié)議、要求、圖紙等項目管理文件質量計劃、項目計劃等,外來文件,影響我公司策劃和運行質量管理體系所需的外來文件。如：項目有關的公文，主要為研究院下發(fā)的與我公司項目相關的公文；項目有關的外來科技資料；外來標準資料，包括國家標準、國家軍用標準、行業(yè)標準等。,課程安排,文件管理,1.體系文件、日常公文發(fā)放管理,文件發(fā)放發(fā)文部門確定文件的發(fā)放范圍、擬定《發(fā)文登記表》（格式見HFGA/QP4.2

5、-01-1），并根據(jù)《發(fā)文登記表》制作相應份數(shù)文件，在每份文件封面注明分發(fā)號，并由相應人員簽名領取。其中《質量手冊》及相應程序文件在文件封面加蓋“受控”章。,文件收取文件收取人應將收取的文件及時匯入本部門的《收文登記表》（格式見HFGA/QP4.2-01-2)。,文件管理,2.項目/產品有關文件管理,（1）文件內存文件定稿后項目負責人應填寫《文件內存、領用清單》（格式見HFGA/QP4.2-01-7），連同文件定稿、一份正本、電子版

6、文件存在部門文件管理員處，文件管理員在正本封面右上角加蓋“受控”印章，編為“00”號，作為以后提供利用的母本。,文件管理,2.項目/產品有關文件管理,（2）文件外發(fā)、借閱、回收與保管需對內發(fā)放時，領用人員通知文件管理員，提出領用需求，文件管理員填寫《文件內存、領用清單》，按文件發(fā)放范圍制作相應份數(shù)文件，并在文件封面右上角加蓋“受控”印章，注明分發(fā)號，通知相關部門或者人員登記領取。,文件管理,（3）文件更改的控制,文件修改通知單,《設計

7、開發(fā)更改申請單》、文件修改通知單,文件管理,文件管理,文件管理,文件更改的規(guī)定,1、文件編制人負責完成對相關文件的更改，文件更改必須依據(jù)下發(fā)的《文件更改通知單》；2、更改標記：A.同版本文件更改：更改標記隨更改次數(shù)不同用[a]、[b]、[c]……表示。每處的更改標記按阿拉伯數(shù)字排序，當只有一處更改時，也要標注阿拉伯數(shù)字。如：[a3]表示第一次的第三處更改[c2]表示第三次的第二處更改,3、換版文件更改：項目相關文件換版時

8、，根據(jù)換版次數(shù)用文件編號中的“/A”、“/B”、……作為更改標記；4、換版：文件換版表示文件改動量較大，需重新制作，要求在《文件更改通知單》中詳細闡明文件修改的原則；內容更改完成后還應在文件的標題欄填寫更改標記、數(shù)量、修改單號及更改人簽名。更改數(shù)量的統(tǒng)計方法，對于圖樣，以每一頁更改標記來統(tǒng)計；對于文字性、表格性文件，以整本更改標記數(shù)來統(tǒng)計；5、文件更改通知單應于原文件簽署級別相同。,文件管理,文件管理,文件更改的方式方法,A.

9、劃改：將被更改的內容用細線劃掉（被劃掉部分的內容應能清晰可見），在附近填寫更改后的內容，并注明更改標記。示例如下：顯控臺的尺寸一般采用長╳高╳寬表示。長╳寬╳高 [a3] 圖樣更改還應自更改標識引細實線至更改部位，示例如下：,B.換頁：編制新頁替換原頁，編制的新頁中應用下劃線標識出修改的內容，頁碼與原頁碼相同，并在新頁的右上角注明更改標記。更換時原則上應將原頁撤出，不便撤出時應用細線在原頁整頁打“╳”號標識，并將新頁緊貼該頁布置

10、。,文件管理,文件更改的方式方法,C.增頁：當更改必須在原文件中增加頁數(shù)時，新增頁次應采用被更改頁的頁號，但必須在頁號后標注a、b、c……標識。如：更改第11 頁時增加了2 頁，則新增的頁碼應編為11a、11b，且應同時在11a、11b 頁的右上角注明更改標記。,D.刪頁：如整頁內容被取消時，應用細線在整頁打“╳”號，但不撤出，并在該頁右上角注明更改標記。E. 換版：文件換版表示文件改動量較大，需重新制作，要求在《文件更改通知單》

11、中詳細闡明文件修改的原則；內容更改完成后還應在文件的標題欄填寫更改標記、數(shù)量、修改單號及更改人簽名。,文件管理,文件管理,修改完成之后,存檔的文件要更新（電子版、紙質版）文件管理員按照更改文件的原發(fā)放范圍組織對已對外發(fā)放的文件，發(fā)放《文件修改通知單》，確保文件的適用性。項目文件更改的記錄隨文件一同保存,作廢與銷毀,技術文件的作廢與銷毀由各部門自行控制，并且應保留相應的銷毀記錄。（加蓋作廢章）出于某種目的需要保留的作廢技術文件，文件

12、使用部門填寫《作廢文件保留申請單》與作廢保留的文件一起保存。,文件管理,文件歸檔,部門文件管理員協(xié)助技術人員對歸檔文件材料進行整理、組卷和編目。歸檔部門文件管理員對歸檔文件材料進行質量檢查，對不符合歸檔要求的應及時通知項目負責人進行整改或采取補救措施，符合要求后予以整理、組卷和編目。歸檔文件自查項目，具體參見《產品（科研）項目歸檔文件自查表》（見HFGA/QZ05-3）,課程安排,現(xiàn)場模擬,自由組合2人（A：技術人員；B：文件管理員