略論公共管理中的會議管理

1、2011年3月106出國與就業(yè)Wk&StudyAbroad理論探討略論公共管理中的會議管理◎孫溫平北京政法職業(yè)學院【摘要】會議管理已經成為公共管理中的一個不可忽視、值得研究的課題。會議管理有基本規(guī)律可循，主要包括：會議的時間安排規(guī)范；會議規(guī)范；會議的固定流程規(guī)范等。運用上述規(guī)律進行反思，需要及時梳理公共管理機構的會議并且進行有效管理?！娟P鍵詞】會議管理；公共管理；規(guī)范2010年7月4日，某市政法系統(tǒng)在大型會議室隆重召開了深化“迎亞運、強

2、素質、樹形象”活動誓師大會。會議的入場時間是下午2點45分，開始時間是3點鐘，原定5點鐘結束。在政法各組成系統(tǒng)拉歌后，與會者先觀看了公安系統(tǒng)的先進事跡報告（或者說是講演），報告者采用了大屏幕DV配合報告者敘說的方式，與會者普遍感到形式新穎，內容豐富，事跡感人。一個多小時很快過去了，然后是集體宣誓，宣誓完畢后已經接近五點鐘了，大家以為要散會了。這時主持人說下面還有五個單位發(fā)言，會議室一樓和二樓幾千人頓時嘩然，許多人紛紛起身去洗手間解決“內

3、部矛盾”，有的人則在私下交談。整個會場秩序和氣氛與之前的嚴肅緊張大相徑庭，領導側目、在場內巡視都無法恢復原有的會議氛圍。等到參會的最高領導講話時，下面的各種私下交談還是沒有停止，形成“臺上開大會、臺下開小會”的局面。最后，等領導講完話，已經接近六點鐘了。從整個會議的組織來看，可以說組織者們盡心盡力了，但是會議氛圍的前后截然不同使人很難同意這是一次成功的會議。問題在哪里？會議組織者準備得不充分？不是。會議形式不新穎？不是。與會者素質有待提

4、高？可是與會者是全市政法系統(tǒng)的干警們，素質應該不算低?？磥磉€是會議管理出問題了。到底是什么問題，需要我們運用公共管理中的會議管理有關知識予以解答。一、會議管理的重要性我們常常聽到公共組織特別是國家機關的同志們抱怨，“文山會?？彀盐覀儔嚎辶恕⒀退懒恕?。可見文件和會議是公共組織中令人生畏的兩件事情。據Meeting調查，美國上班族每周平均參加十個會議，約占每周工作時間一到一天半，經理人每周有一半以上時間在開會，57%的上班族開會前心情緊張，

5、上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的。而我們國家機關開的會無論是頻率還是時間恐怕都不會低于這個數字，據有的同志統(tǒng)計，各種會議平均下來大約一天一個會議還要多。有人提出削平文山、填平會海，甚至取消會議。談何容易？現在讓我們想象一個從年初到年尾沒有會議的公共組織，恐怕我們不敢想象。因為會議好象雖然討厭，但是我們又離不了。（一）會議的意義表現在哪些方面會議是一個集思廣益的渠道。會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相

6、互碰撞，從而產生“金點子”。許多高水平的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產物。會議顯示一個組織或一個部門的存在。會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。會議是一種群體溝通的方式。開會很少是一對一的溝通，絕大多數情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越

7、來越多，現在人們可以通過Ｅmail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其它溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。會議在中國還有象征意義。我國召開的一些會議，其形式上的意義要遠遠大于實質上意義，更多地表現為一種符號，表明一種態(tài)度，所以我們就有層層開會以示重視的現象。（二）會議又具有哪些作用開展有效的溝通。會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現有效溝通是會議的一個主

8、要目的。傳達信息。通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其它部門的相關信息。監(jiān)督員工、協(xié)調矛盾。許多公共組織的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調上下級以及員工之間的矛盾。（三）達成協(xié)議與解決問題資源共享。利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。開發(fā)創(chuàng)意。開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。

9、通過舉行會議，形成新的構思，并且論證新構思，使其具有可行性。激勵士氣。年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公共組織上下團結一心，朝著一個方向共同努力。鞏固領導地位。領導為了體現自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經常會召開一些上下協(xié)調會議，以此來強化自己的地位。一位哲人說過，如果你不能消滅一件東西，就要學會和它和平相處。既然我們離不開會議，就必須對它們進行研究，掌握其中的規(guī)律，提高會議的效率?？梢姡瑫h管理已經成為公共

10、管理中的一個不可忽視、值得研究的課題。二、會議管理的一般規(guī)律會議管理有哪些規(guī)律呢？先從效率不高的會議開始說起，經學者研究，一個公司會議效率不高的可能原因及其具體表現可以用下表來表示：會議效率不高的原因及具體表現項次原因具體表現（1）時間會議安排在即將進餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主

11、持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。所以要提高開會效率，必須在上述七個方面明確或者提高。具體而言，要提高效率，需要在下列幾個方面予以注意：

12、（一）會議的時間安排規(guī)范1、上午89點之間，正是員工從家到組織或者部門，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工響應會議提議或進行業(yè)務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現實的。2、上午910點之間，員工已經開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。3、上午1012點或下午13點之間，最適合調動員工集思廣益。

13、大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。當然，員工需要午休的時間除外。4、下午35點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。5、根據心理學和一般的常識而言，人的注意力最長不超過45分鐘，所以與會者發(fā)言最好不要超過45分鐘，整個會議不要超過90分鐘，因為會議需要超過90分鐘的，一定要中間安排休息。這也是符合人的生理需要。但是，這種中間休息要考慮衛(wèi)生間的容量，如果

14、容量不夠，則要壓縮時間，防止出現會場內外人們川流不息、影響會議氣氛的現象。（二）會議規(guī)范會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：1、所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。2、超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料。3、所有與會者都要準備在會上發(fā)言。4、準時開始，準時結束。5、各業(yè)務單位負責人對決議能否達成負直接責任。2011年3月107出國與就業(yè)Wk&StudyAb

15、road理論探討6、所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。7、意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。8、會議結束23天后，所有與會者應拿到會議記錄。9、所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責。10、必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質量。（三）固定的會議流程規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。1、一個中心它是指整個會議的議程，包括：（1）會議的開始，具體包括致歡迎詞

16、、闡明會議目的、交流會議議程、介紹時間安排、相關規(guī)章制度、指定會議記錄人等。（2）進行會議討論，可以分為不同的議程，如議程一、議程二、議程三等，具體包括分享話題和目標；交流信息；產生主意、做決定、確認行動；總結等。（3）結束會議，具體包括：總結、安排下次會議等。2、兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含

17、會前的準備工作與會后的跟蹤工作。會前的準備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。在中國，會前的準備非常重要，因為中國許多會議其實是“會而不議”，會議的程序性較強而實質性不足，所以會前的溝通、了解各方的意見是開好會議的前提和關鍵。而會后的跟蹤也往往被忽視，會議決議執(zhí)行不了成為許多組織的通病，所以會后及時整理會議決議，并確定執(zhí)行部門、責任人和完成時限就非常重要。三、反思運用上述規(guī)律對照文章開始的

18、會議，則不難發(fā)現，會議選擇的時間恰好是最不適宜開會的下午3—5點鐘，而且時間過長，參加人數眾多，未能充分考慮與會者注意力集中的時間與生理耐受的時間是會議未能維持良好氛圍的重要原因。再反思我們許多公共管理機構的會議，有多少會議是必須開的，有多少是可開可不開的？有多少是超過時間規(guī)律的？有多少是沒有準備的臨時會議？有多少是會后沒有任何效果的？看來是需要梳理我們公共管理機構的會議并且進行有效管理的時候了，但愿此文是引玉的小磚。參考文獻[1]臺灣

19、著名企業(yè)家教你如何開會[OL].:softgljnhyglIndex.html.[2]高效會議管理技巧[OL].Softgljnhygl2010111228.html.最后訪問日期:20101122.[3]王玉榮王君.別讓會議控制你[M].北京:北京大學出版社2008.[4]胡偉成海濤王凌.會議管理[M].大連:東北財經大學出版社2010.作者簡介：孫溫平（1974—），女，山東人，畢業(yè)于中國人民大學國際關系學院，法學碩士，北京政法職業(yè)

20、學院講師，研究方向：行政管理與教學。（上接第84頁）和軟公共產品供給的缺乏。不同類型的財政支出結構對于經濟增長的作用是不同的，加強生產性公共物品的投入或者說基礎建設類的硬性公共品投資，短期內可直接產生GDP的增長效應，而對基本公共服務如教育、社會保障的投入，由于缺乏立竿見影的效果而導致嚴重的供給不足。2、地方政府的土地財政和自利傾向自從1990年國務院頒布實施《中華人民共和國城鎮(zhèn)國有土地使用權出讓和轉讓暫行條例》以來，我國開始在城鎮(zhèn)實行

21、以土地所有權和使用權分離為基礎，以土地使用權有償出讓為特征的土地出讓制度。在現行土地出讓制度下，由地方政府一次性收取土地出讓期限（住宅用地70年、工業(yè)用地50年、商業(yè)用地40年）內的全部地租收入，作為土地出讓金進入當年政府的收入。有人通過對紹興、金華和義烏等地的調查，顯示土地直接稅收和由城市擴張帶來的間接稅收就占地方預算內收入的四成，而土地出讓凈收入又占到預算外收入的六成左右，從土地上取得的收入已經占到地方財政收入的一半以上，地方財政成

22、為名副其實的土地財政。土地財政的形成的制度背景在于分稅制改革后，財政收入逐級向上集中，事權向下轉移，由此導致的財權與事權倒掛，基層政府財政危機缺乏穩(wěn)定的收入來源，城市化進程中土地出讓的巨大收益成了基層政府彌補這一財政缺口，獲得城市和其他基礎設施投資的主要資金來源。有關土地財政形成的深層次體制原因，有學者從地方政府經濟行為變異的角度分析，認為是轉型期地方政府所面臨的相對“軟化”的制度約束導致其產生激勵變異，最終導致了地方政府的機會主義行為

23、。土地財政的形成正是與土地征用制度中土地實際最終控制權的模糊性或開放狀態(tài)有關。計劃經濟下的農村集體所有的土地的產權在某種意義上是虛置的，而在市場經濟條件和地方政府經營城市的理念下，這種產權上的模糊性給了地方政府利用他的合法身份攫取資源獲利的可能，具體就是低價征用后高價賣給開發(fā)商從中賺取價差。3、土地財政帶來的風險（1）腐敗頻發(fā)，數額巨大由于土地出讓金屬于通過非規(guī)范途徑獲得的預算外收入，一般不進入地方政府的預算內管理，缺乏透明度和有效監(jiān)管

24、，加之土地審批、交易、開發(fā)環(huán)節(jié)交織著各種權力和利益主體，容易滋生腐敗。《人民論壇》雜志最近針對“官場十大高風險崗位”的一項調查顯示，國土局長排名第一，6810名調查對象中有4222票投給了國土局長。（2）房地產價格泡沫化土地出讓收益在當期與遠期的收益分配上存在結構性失衡，以當期價格出讓土地，難以反映未來幾十年土地的全部使用價值，土地價格與實際價值的偏離容易引發(fā)土地市場投機，造成泡沫。地價虛高帶來的房地產泡沫化，加大了中低收入階層的購房成

25、本和生活壓力，最近幾年產生的許多新的詞匯如蟻族、房奴、蝸居無不是與房價飛漲給普通民眾帶來的巨大的社會心理壓力有關。房地產市場的投機性增強帶來了金融風險，泡沫破裂可能造成宏觀經濟波動和民眾資產的貶值。（3）房地產調控不力給政府造成信用危機從2005年的國八條到2010年的國十一條，面對飛漲的樓市，國家調控政策從收緊流動性的貨幣政策到征收房地產稅、房屋限購令再到增加土地供應，住房城鄉(xiāng)建設部與近期與各省級政府簽訂保證1000萬套的保障房建設的

26、目標責任書，打出了樓市調控的組合拳，力度一次比一次更強。鑒于之前幾次房地產調控出現的越調越漲的現象，本輪樓市調控的效果關鍵還是看各地方政府對中央政策的實際執(zhí)行力度。地方政府在調控房價上陽奉陰違導致房地產調控不力可能給政府背上信任危機的風險。（4）社會不滿和群體性事件頻發(fā)群體性突發(fā)事件作為社會安全類公共事件的主要表現形式，不同于自然災害、生產事故或公共衛(wèi)生之類的突發(fā)事件，屬于一個社會的內在風險。群體性事件實際上并非突發(fā)，而是深深扎根于社會

27、的結構性緊張，對社會的核心制度或主流價值觀構成了某種挑戰(zhàn)。而涉及到勞資糾紛、農村征地、城市拆遷、行業(yè)改制的群體性事件又是當前群體性突發(fā)事件的主體。有關由征地拆遷引發(fā)的上訪事件在各類上訪的比例高達65%以上。征地拆遷類的群體性事件背后的根源在于社會轉型期利益分配不均衡、不規(guī)范以及基層政府行為侵犯群眾利益、在處理方式上粗暴僵硬、重事后補救輕事前預警和風險防范、公共政策制定過程缺乏利益受損者參與。通過以上的分析，我們看到片面強調GDP增長的發(fā)

28、展主義和地方政府之間的無序競爭甚至與民爭利帶來了很大的問題和風險，形成了地方政府的自利傾向甚至對抗中央政策，造成社會資本下降和社會不滿，使政府自身成為群體性事件指向的矛頭。當前要實現發(fā)展方式的真正轉變，應當打破這種對增長的路徑依賴，一方面通過改革官員的考核指標體系進行正確的引導，另一方面要引入社會問責機制和社會監(jiān)督機制，使政府預算公開透明、具體可讀，決策過程引入公共參與機制。要通過政府自身的轉型和行為模式的轉變來引導經濟發(fā)展方式的轉變，

29、正確處理政府、市場和社會之間的關系，政府要從資源有限和風險治理的角度出發(fā)，合理提取財政資源，重塑社會資本和政治信任，防范社會風險的擴大并演變?yōu)楣仓卫砦C。參考文獻[1]孫立平.社會轉型——發(fā)展社會學的新議題[J].社會學研究20051.[2]楊瑞龍.我國制度變遷方式轉換的三階段論——兼論地方政府的制度創(chuàng)新行為[J].經濟研究19981.[3]郁建興.條與塊的游戲規(guī)則怎么變——中央與地方混合型行政管理體制的構建[J].人民論壇20107

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