單據(jù)傳遞管理規(guī)定

1、1單據(jù)傳遞管理規(guī)定（樣本）單據(jù)傳遞管理規(guī)定（樣本）公司基礎材料：公司基礎材料：該公司為五金銷售公司主要從事閥門、管件、勞保用品、五金雜貨批發(fā)和零售經營。公司內部機構分為：總經理、副總經理、財務部、業(yè)務部（銷售和采購）、商場和倉庫。其中商場分為勞保工具組、五金雜貨組、閥門管件組，三個銷售柜組。該公司內部主要使用單據(jù)及聯(lián)次如下：1.驗收單驗收單一式四份，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)財務記賬聯(lián)，第三聯(lián)業(yè)務記賬聯(lián)，第四聯(lián)財務核對聯(lián)。2.調撥單調撥單一式

2、四聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)財務聯(lián)，第三聯(lián)收貨記賬聯(lián)，第四聯(lián)財務核對聯(lián)。3.銷貨單銷貨單，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)財務聯(lián)，第三聯(lián)客戶聯(lián)，第四聯(lián)倉庫聯(lián)，第五聯(lián)財務核對聯(lián)4.銷售小票銷售小票一式四聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)財務聯(lián)，第三聯(lián)客戶聯(lián)，第四聯(lián)收款記賬聯(lián)主要業(yè)務處理主要業(yè)務處理一、商品采購管理規(guī)定一、商品采購管理規(guī)定由業(yè)務部根據(jù)商品的特性制定最低庫存數(shù)量標準，由倉庫或柜組負責人根據(jù)存貨變動情況及時通知業(yè)務部安排采購。（一）供貨商直接發(fā)貨1.柜

3、組負責人或倉庫管理人員根據(jù)發(fā)貨清單詳細檢查發(fā)來商品的數(shù)量以及質量，根據(jù)實際情況填開“驗收單”一式四份，開單人員應認真填寫商品名稱和商品數(shù)量，商品名稱使用公司統(tǒng)一制定的商品名稱，不能隨意編寫名稱。不合格商品柜組負責人或倉庫管理員應拒絕入庫，并由業(yè)務部負責與廠家聯(lián)系處理。2.業(yè)務部采購人員在驗收單中“經辦人”處簽名確認，取下第二、三聯(lián)帶走送交業(yè)務部。柜組人員或倉管員根據(jù)存根聯(lián)登記保管賬，第四聯(lián)下班前半小時送財務部。3.業(yè)務員將驗收單送交業(yè)務

4、部，由業(yè)務負責人根據(jù)合同標注進價，并在“業(yè)務負責人”處簽字確認。業(yè)務部留下第三聯(lián)登記業(yè)務明細賬，第二聯(lián)由業(yè)務員送交財務部。4.財務部收到倉庫或柜組送來的第四聯(lián)后，及時登記存貨明細賬，暫不編制記賬憑證，待收到業(yè)務員送交的第二聯(lián)后，兩聯(lián)審核無誤方可記賬。財務在規(guī)定時間未收到第二聯(lián)的，應根據(jù)第四聯(lián)“經辦人”處的簽字向相關經辦人索33.顧客持第三聯(lián)去財務換取普通發(fā)票或或專用發(fā)票。財務在給顧客開具發(fā)票后應在銷貨小票上注明“發(fā)票已開”字樣并從顧客手

5、中收回。（三）銷售退貨管理客戶將商品進行退換時，先由商場柜組人員或質檢員檢查商品，確定是否給予調換，確屬是商品質量問題的，原則上先調后退；客戶退換時必須持有原始銷貨單據(jù)，有特殊情況的需公司負責人批準后才能退換。已開發(fā)票的將發(fā)票一并收回。倉庫和柜組在收到退回商品時應開具同出售時相同的單據(jù)，單據(jù)傳遞流程與出售時單據(jù)傳遞流程相同。特殊業(yè)務處理特殊業(yè)務處理一、從外采購后不辦理入庫手續(xù)直接送交客戶一、從外采購后不辦理入庫手續(xù)直接送交客戶1.業(yè)務部

6、根據(jù)客戶需要聯(lián)系好廠家，需要現(xiàn)金采購的辦理請款單。2.業(yè)務部根據(jù)公司實際庫存填寫“銷貨單”一式五份，詳細注明商品名稱、數(shù)量及售價，由業(yè)務員在“經辦人”處簽字后取走第二、三、五聯(lián)。由業(yè)務部在下班前半小時將第三聯(lián)送交財務。3.客戶在第二聯(lián)上簽字后業(yè)務員留下貨物和銷貨單第三聯(lián)。4.業(yè)務員返回公司后及時將第二、五聯(lián)送交財務。財務在收到業(yè)務部送來的“第三聯(lián)”時及時登記存貨明細賬，第五聯(lián)用于同第三聯(lián)核對。在收到第二聯(lián)后記賬保存，按照要求及時與對方對

7、賬開具專用發(fā)票。財務在規(guī)定時間未收到第二聯(lián)的，應及時詢問相關經辦人。5.財務在收到業(yè)務員送來的第二、五聯(lián)后，證明商品對方已經收到，此時有財務充當保管開具“驗收單”一式四聯(lián)，業(yè)務員簽字后取走第二、三聯(lián)，財務根據(jù)第四聯(lián)登記存貨明細賬。6.業(yè)務員將第二、三聯(lián)送交業(yè)務部有相關責任人標注價格后由業(yè)務部留存第三聯(lián)，登記業(yè)務明細賬，業(yè)務員將第二聯(lián)上交財務。財務在收到第二聯(lián)時編制記賬憑證，財務在規(guī)定時間未收到第二聯(lián)的，應及時詢問相關經辦人。二、倉庫與柜

8、組之間調撥商品二、倉庫與柜組之間調撥商品1.柜組與倉庫之間因為銷售需要調換商品的，應由出庫方填制“調撥單”一式四聯(lián)，詳細注明調出商品名稱和數(shù)量。由經辦人簽字后取走第二聯(lián)和第三聯(lián)。2.經辦人將貨物連同第二、三聯(lián)調撥單送交收貨部門，由收貨方驗收貨物后留存第三聯(lián)登記保管賬，第二聯(lián)與當日下班前半小時送交財務部門。發(fā)貨方以第一聯(lián)登記保管賬，與當日下班前半小時將第四聯(lián)送交財務部門。3.財務部在收到調撥單第四聯(lián)后，登記存貨明細賬，收到第二聯(lián)后編制記賬